10 najczęstszych błędów w kartach charakterystyki (SDS) wykrywanych podczas kontroli

Baza wiedzy · Karty charakterystyki (SDS)

W skrócie

Kontrole kart charakterystyki najczęściej wykrywają: nieaktualny format (2015/830 zamiast 2020/878), brak kodu UFI w sekcji 1, niewłaściwy język lub słabe tłumaczenie, niezgodność etykiety z sekcją 2, ukrywanie składu i substancji SVHC w sekcji 3, pominięcie właściwości zaburzających układ hormonalny, puste sekcje 11 i 12, nieaktualne wartości NDS/NDSCh w sekcji 8, brak scenariuszy narażenia i brak rejestru zmian w sekcji 16.

W ogólnounijnym projekcie kontrolnym ECHA REF-11 około 35% sprawdzonych kart było niezgodnych z wymaganiami. Poniższa lista łączy wyniki tych kontroli z doświadczeniem audytorów THETA.

Wprowadzenie

Dlaczego tak wiele kart nie przechodzi kontroli

Karty charakterystyki substancji lub mieszanin niebezpiecznych (Safety Data Sheets, SDS) to fundamentalne dokumenty bezpieczeństwa i zgodności regulacyjnej w całej Unii Europejskiej. To na nich opierają się kluczowe procesy w przedsiębiorstwach przemysłowych: oceny ryzyka prowadzone przez działy BHP, wytyczne dla inżynierów produkcji, procedury magazynowania materiałów chemicznych, a także plany reagowania w sytuacjach awaryjnych.

Rzeczywistość rynkowa ujawnia jednak duże luki w jakości tej dokumentacji. Projekty kontrolne koordynowane przez Europejską Agencję Chemikaliów (ECHA), ze szczególnym uwzględnieniem ogólnounijnego projektu REF-11, pokazały skalę problemu: aż 35% sprawdzanych kart charakterystyki w UE jest niezgodnych z obowiązującymi wymaganiami prawnymi. Wykrywane błędy, od braków formalnych po błędy merytoryczne dotyczące składu i klasyfikacji, narażają firmy na kary administracyjne, zakazy wprowadzania produktów na rynek oraz utratę zaufania kontrahentów.

Wymagania wobec kart wynikają z art. 31 i załącznika II do rozporządzenia REACH (WE 1907/2006), z rozporządzenia CLP (WE 1272/2008) oraz z rozporządzenia (UE) 2020/878, które od 1 stycznia 2023 r. jest jedynym obowiązującym formatem. Podstawę prawną, zmiany z 2020/878 i pełną metodykę sprawdzania kart opisujemy w poradniku Audyt kart charakterystyki: metodyka w 5 etapach. Tu skupiamy się na tym, na czym firmy najczęściej potykają się podczas kontroli.

Błędy 1-3

Błędy formalne i strukturalne

1

Dokument w nieaktualnym formacie (brak zgodności z 2020/878)

Korzystanie z dokumentacji opartej na starych wytycznych (np. 2015/830) często kończy się negatywnym wynikiem kontroli. Projekt REF-11 pokazał, że powtarzają się braki ważnych podsekcji oraz stosowanie nieaktualnych nazw sekcji i podsekcji. Każda karta w formacie 2015/830 jest dziś dowodem niezgodności.

2

Brak wymaganego kodu UFI w sekcji 1

Jeśli mieszanina jest wprowadzana do obrotu bez opakowania, zgłoszony kod UFI musi znaleźć się w karcie charakterystyki. Taka możliwość istnieje również wtedy, gdy mieszanina jest pakowana, ale dostarczana do wykorzystania w obiektach przemysłowych. Prawidłowym miejscem dla niepowtarzalnego identyfikatora postaci czynnej jest sekcja 1.1 karty.

Wsparcie: zgłoszenia PCN i nadawanie kodów UFI.

3

Niewłaściwy język dokumentacji i niska jakość tłumaczeń

Zgodnie z art. 31 rozporządzenia REACH karta charakterystyki musi być dostarczona w języku urzędowym państwa docelowego. Półautomatyczne tłumaczenia z języka angielskiego skutkują istotnymi pomyłkami merytorycznymi, które inspektorzy wychwytują w pierwszej kolejności.

Wsparcie: tłumaczenia specjalistyczne kart charakterystyki wykonywane przez zespół pracujący z prawem chemicznym.

Błędy 4-7

Błędy w klasyfikacji i danych merytorycznych

4

Rozbieżność między etykietą produktu a sekcją 2

Inspektorzy często wykrywają rozbieżności między zwrotami H i P na etykiecie a klasyfikacją podaną w sekcji 2. Częstym problemem jest też pomijanie klasyfikacji zharmonizowanych dla substancji z załącznika VI do CLP.

5

Nieujawnianie informacji o składzie oraz substancjach SVHC (sekcja 3)

Stosowanie zbyt szerokich, „asekuracyjnych” zakresów stężeń (np. 0-100%) dla składników niebezpiecznych oraz pomijanie w składzie substancji SVHC to częsta nieprawidłowość, na którą zwraca uwagę ECHA.

6

Nieuwzględnianie właściwości zaburzających układ hormonalny (ED)

Od 1 stycznia 2023 r. sekcje 2.3, 11 i 12 powinny obejmować identyfikację i ocenę takich substancji. Wyniki projektu REF-11 wskazują, że jest to jedno z najczęstszych uchybień merytorycznych po stronie dostawców.

7

„Puste” sekcje toksykologiczne i ekotoksykologiczne (11 i 12)

Rozporządzenie CLP opiera klasyfikację na obliczeniach. Częstym błędem jest brak danych takich jak oszacowana toksyczność ostra (ATE), specyficzne stężenia graniczne (SCL) i współczynniki M, które są potrzebne do oceny rzeczywistego narażenia w zakładzie.

Błędy 8-10

Błędy na poziomie operacyjnym (BHP i procedury)

8

Nieaktualne krajowe wartości graniczne narażenia (NDS/NDSCh)

Dynamiczne zmiany w polskich przepisach, w tym zaostrzanie limitów dla poszczególnych substancji, powodują, że karty oparte na nieaktualnych wartościach w sekcji 8 nie zapewniają zgodności i ograniczają możliwość prawidłowego wdrożenia systemu monitoringu narażenia.

9

Brak dedykowanych scenariuszy narażenia (eSDS)

Jeśli substancja jest zarejestrowana w REACH w tonażu przekraczającym 10 ton, do karty dołącza się scenariusze narażenia dla każdego zastosowania zidentyfikowanego, wskazanego w dokumentacji rejestracyjnej i w sekcji 1 karty. Ich brak to niezgodność z art. 31 REACH podlegająca karze grzywny. Scenariusze narażenia, podobnie jak karta, powinny być dostarczane w języku kraju, do którego trafia produkt.

10

Brak systemu zarządzania rewizjami i wersjonowaniem

Nie funkcjonuje spójny system wersjonowania i kontroli rewizji dokumentów. Sekcja 16 nie zawiera rejestru zmian w stosunku do poprzednich wydań karty, a zaktualizowane karty nie są dystrybuowane do wszystkich klientów, którzy otrzymali produkt w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Audyt SDS

Jak THETA pomaga przejść kontrolę

Niezależnie od branży, błędnie opracowana karta charakterystyki może prowadzić do poważnych problemów w firmie: od nieprawidłowych instrukcji dla pracowników magazynu po błędy w dokumentacji środowiskowej. THETA Consulting przygotowuje ponad 5 500 kart SDS rocznie, a znajomość wymagań audytowych przekłada się na jakość i zgodność dokumentacji. Powierzenie jej ekspertom daje:

  • zgodność z wymaganiami i jakość audytową: zespół chemików i specjalistów ds. przepisów przeprowadza szczegółowy audyt, wykrywa błędy i wprowadza korekty w dokumentacji (opracowanie i audyt kart charakterystyki),
  • odciążenie działów jakości i BHP: zamiast śledzić zmiany w przepisach, zespół może skupić się na pracy operacyjnej, a przygotowanie dokumentacji przejmują konsultanci,
  • rozwój kompetencji w organizacji: szkolenia THETA i kursy online w e-Akademii THETA pomagają pracownikom lepiej rozumieć wymagania rozporządzeń REACH i CLP.

Czytaj dalej

Jak sprawdzić karty krok po kroku: Audyt kart charakterystyki: metodyka w 5 etapach. Pytania o wymagania i terminy: FAQ o kartach charakterystyki.

FAQ

Najczęstsze pytania o błędy w kartach charakterystyki

Kary administracyjne, zakaz wprowadzania produktu na rynek i utrata zaufania kontrahentów. Brak scenariuszy narażenia, gdy są wymagane, to niezgodność z art. 31 REACH zagrożona grzywną. Po stronie pracodawcy stosującego substancję w grę wchodzą sankcje PIP i PIS oraz odpowiedzialność za zdrowie pracowników.

W sekcji 1.1. Kod UFI musi znaleźć się w karcie, gdy mieszanina jest wprowadzana do obrotu bez opakowania; można go tam umieścić także wtedy, gdy mieszanina jest pakowana, ale dostarczana do wykorzystania w obiektach przemysłowych.

W języku urzędowym państwa, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu (art. 31 REACH). Dotyczy to także scenariuszy narażenia dołączonych do karty. Tłumaczenie półautomatyczne z angielskiego nie spełnia tego wymagania w praktyce, bo wprowadza błędy merytoryczne.

Nie. Kontrole REF-11 wskazały karty zawierające jedynie ogólne odesłania bez faktycznych danych jako jeden z typowych błędów formalnych. Każda sekcja musi zawierać wymagane informacje albo wyraźne wskazanie, że dane nie są dostępne i dlaczego.

Ile z tych 10 błędów jest w Twoich kartach?

Prześlij nam karty do sprawdzenia. Wskażemy niezgodności, zaktualizujemy dokumenty do formatu 2020/878 i uporządkujemy wersjonowanie.

Zapytaj o audyt kart Umów konsultację online

Wolisz porozmawiać? 42 253 01 00